Angebote einholen und strukturieren
Drei Angebote für dieselbe Leistung einzuholen klingt einfach – ist es aber nicht, wenn die Angebote so unterschiedlich strukturiert sind, dass man Äpfel mit Birnen vergleicht. Anbieter A berechnet alles inklusive Wartung, Anbieter B nur den Kaufpreis, Anbieter C gibt einen Rabatt, aber nur bei 3-Jahres-Bindung. Wer den günstigsten Preis wählt, ohne die Angebote auf eine gemeinsame Basis zu bringen, trifft systematisch schlechte Entscheidungen. Diese Lektion erklärt, wie Anfragen strukturiert gestellt und Angebote vergleichbar gemacht werden.
1) Anfrage richtig formulieren: RFI, RFQ, RFP
Je nach Phase und Komplexität der Beschaffung gibt es unterschiedliche Anfrageformate. Es ist wichtig, das richtige zu wählen – sonst erhält man unbrauchbare Antworten.
| Format | Vollname | Zweck | Wann einsetzen |
|---|---|---|---|
| RFI | Request for Information | Marktrecherche: Was gibt es? Wer bietet was an? | Frühe Phase, bevor Anforderungen feststehen |
| RFQ | Request for Quotation | Preisanfrage für klar definierte Leistungen | Standardprodukte, einfache Beschaffungen |
| RFP | Request for Proposal | Vollständige Angebotsaufforderung mit Lösungsvorschlag | Komplexe IT-Projekte, wenn der Weg offen ist |
2) Was eine gute Angebotsanfrage enthält
Eine Angebotsanfrage muss so präzise sein, dass alle Anbieter dieselbe Grundlage haben. Nur dann sind die Angebote wirklich vergleichbar. Stell dir vor, du fragst bei drei Catering-Unternehmen an: „Was kostet ein Mittagessen?" Das ist zu vage – für wie viele Personen? Was für Essen? Inklusive Getränke? Erst wenn alle denselben Auftrag haben, ist der Preisvergleich sinnvoll.
3) Angebote auf eine gemeinsame Basis bringen
Auch bei einer perfekten Anfrage werden Angebote unterschiedlich strukturiert sein. Bevor der eigentliche Vergleich beginnt, müssen alle Angebote auf dieselbe Basis normiert werden. Das folgende Beispiel zeigt drei Angebote für einen Netzwerk-Switch – und warum der günstigste Listenpreis täuscht.
Anbieter B hat den günstigsten Kaufpreis – aber den höchsten TCO über 5 Jahre. Anbieter C ist teurer im Kauf, aber am günstigsten auf Sicht von 5 Jahren und hat den besten Support. Ohne diese Normierung würde man Anbieter B wählen und langfristig mehr zahlen.
4) Häufige Fehler beim Angeboteinholen
- Zu vage anfragen: „Wir brauchen einen Server" – ohne Spezifikation bekommt man unvergleichbare Angebote.
- Zu wenige Anbieter anfragen: Nur ein Angebot einzuholen ist keine Verhandlung, sondern Preisnahme.
- Nur den Kaufpreis vergleichen: Ohne TCO-Betrachtung wird systematisch der falsche Anbieter gewählt.
- Keine Frist setzen: Ohne Abgabefrist kommen Angebote zu unterschiedlichen Zeitpunkten – mit verschiedenen Marktpreisen.
- Fehlende Positionen nicht nachfragen: Fehlt im Angebot eine Position, heißt das nicht, dass sie kostenlos ist – sondern dass sie vergessen wurde oder später extra berechnet wird.
Zusammenfassung
Angebotsanfragen müssen strukturiert sein, damit Angebote vergleichbar sind. Die Formate RFI (Marktrecherche), RFQ (Preisanfrage) und RFP (Lösungsvorschlag) dienen unterschiedlichen Phasen. Eine gute Anfrage enthält Leistungsbeschreibung, Spezifikationen, Preisstruktur-Vorgabe, Lieferbedingungen und Bewertungskriterien. Angebote müssen auf eine gemeinsame Basis normiert werden – insbesondere durch TCO-Betrachtung. Die normierten Angebote sind Grundlage für den quantitativen und qualitativen Angebotsvergleich.