Kostenarten: Personal, Sach, Gemeinkosten
Wenn ein Unternehmen entscheidet, ob ein IT-Projekt wirtschaftlich sinnvoll ist, muss es wissen, was es kostet. Aber „Kosten" ist nicht gleich „Kosten" – ein neuer Server kostet anders als ein Mitarbeiter, und die Büromiete ist wieder eine ganz andere Kategorie. Die Kostenarten sind das Grundgerüst der Kostenrechnung: Sie unterscheiden, wo Kosten entstehen und wofür sie anfallen. Ohne dieses Grundverständnis lassen sich weder Stundensätze berechnen noch Break-Even-Analysen aufstellen.
1) Die drei wichtigsten Kostenarten im Überblick
In der IT-Branche begegnen dir immer wieder drei grundlegende Kostenkategorien. Stell dir ein IT-Unternehmen wie eine Bäckerei vor: Die Bäcker sind das Personal, Mehl und Öfen sind Sachmittel, und die Miete für das Gebäude ist ein Gemeinkostenfaktor – auch wenn man kein einziges Brötchen verkauft hat.
2) Weitere Unterscheidungen: fix vs. variabel
Neben den drei Grundarten ist eine weitere Unterscheidung entscheidend: Fixkosten fallen unabhängig davon an, wie viel produziert oder geleistet wird. Variable Kosten steigen oder sinken mit der Leistungsmenge. Diese Unterscheidung ist die Grundlage der Break-Even-Analyse.
| Kostenart | Verhalten | IT-Beispiel |
|---|---|---|
| Fixkosten | Konstant, unabhängig vom Output | Servermiete (monatlich), Softwarelizenz (pauschal), Gehalt festangestellter Mitarbeiter |
| Variable Kosten | Steigen proportional mit Leistung | Cloud-Kosten nach Verbrauch, Freelancer pro Stunde, Druckkosten pro Seite |
| Sprungfixkosten | Fix bis zu einem Schwellenwert, dann sprunghafter Anstieg | Ein Entwickler reicht bis 100 Aufträge/Monat – danach wird ein zweiter eingestellt |
3) Einzel- vs. Gemeinkosten – die Zurechenbarkeit
Eine weitere wichtige Unterscheidung betrifft die Zurechenbarkeit auf einen Auftrag oder ein Projekt. Einzelkosten (auch: direkte Kosten) können direkt einem Auftrag zugeordnet werden. Gemeinkosten (indirekte Kosten) können nicht direkt zugeordnet werden und müssen über Schlüssel verteilt werden.
| Einzelkosten (direkt) | Gemeinkosten (indirekt) | |
|---|---|---|
| Definition | Direkt einem Auftrag zurechenbar | Nicht direkt zurechenbar, müssen verteilt werden |
| Beispiel IT | Entwicklerstunden für Auftrag X, eingekaufte Spezialsoftware für Projekt Y | Büromiete, IT-Infrastruktur, Verwaltung |
| Behandlung | Direkt in Kalkulation eingesetzt | Zuschlagssatz auf Einzelkosten aufschlagen |
4) Kosten in der Projektplanung
Im Projektstrukturplan wird jedem Arbeitspaket ein Budget zugewiesen. Dieses Budget setzt sich aus genau diesen Kostenarten zusammen: Wie viele Personenstunden werden benötigt? Welche Sachmittel? Welche anteiligen Gemeinkosten müssen einkalkuliert werden? Wird das Budget am Ende überschritten, ist der Soll-Ist-Vergleich das Werkzeug zur Analyse.
Für die Beschaffung ist das Verständnis der Kostenarten ebenfalls zentral: Beim Angebotsvergleich zählen nicht nur der Anschaffungspreis, sondern alle anfallenden Kosten über die gesamte Nutzungsdauer – das nennt man Total Cost of Ownership (TCO).
Zusammenfassung
Die drei grundlegenden Kostenarten sind Personalkosten (Gehalt + Nebenkosten), Sachkosten (Geräte, Lizenzen, Verbrauch) und Gemeinkosten (Miete, Infrastruktur, Verwaltung). Fixkosten fallen unabhängig vom Output an, variable Kosten steigen mit der Leistung. Einzelkosten sind direkt einem Auftrag zurechenbar, Gemeinkosten müssen über Zuschlagssätze verteilt werden. Dieses Grundverständnis ist Voraussetzung für alle weiteren Themen der Wirtschaftlichkeitsrechnung – von der Stundensatzkalkulation bis zur Investitionsrechnung.