Kanban: Boards, WIP-Limits, Flow

Stell dir eine Bäckerei vor: Ein Bäcker knetet Teig, der nächste formt die Brötchen, der dritte backt sie, der vierte packt sie ein. Wenn der Packer zu langsam ist, stapeln sich fertig gebackene Brötchen – und trotzdem rühren die anderen weiter. Das ist Verschwendung. Kanban ist eine Methode, die genau dieses Problem löst: Sie macht den Arbeitsfluss sichtbar und begrenzt, wie viel gleichzeitig in Arbeit sein darf. Entstanden in den 1940er-Jahren bei Toyota in der Autoproduktion, ist Kanban heute eines der meistgenutzten Werkzeuge in der IT.

1) Das Kanban-Board

Das Herzstück von Kanban ist das Kanban-Board. Es zeigt auf einen Blick, wo jede Aufgabe im Prozess steckt. Das Board ist in Spalten eingeteilt, die den Arbeitsfluss von links nach rechts abbilden – von „To Do" bis „Fertig". Jede Aufgabe wird auf einer Karte (Kanban-Karte) dargestellt und wandert von links nach rechts durch das Board.

Das Prinzip ist wie eine Supermarktkasse: Eine neue Ware wird nur dann aus dem Lager geholt, wenn das Regal leer ist – also wenn Kapazität frei wird. Im Kanban-System wird eine neue Aufgabe erst begonnen, wenn die vorherige Spalte Kapazität hat. Das nennt sich Pull-Prinzip: Arbeit wird gezogen, nicht gedrückt.

2) WIP-Limits – weniger ist mehr

WIP steht für Work in Progress – also Arbeit, die begonnen, aber noch nicht abgeschlossen ist. Ein WIP-Limit ist eine Obergrenze für gleichzeitige Aufgaben in einer Spalte. Klingt einschränkend – ist aber hocheffektiv.

Stell dir vor, du jonglierst mit 5 Bällen gleichzeitig. Du wechselst ständig die Aufmerksamkeit, verlierst Bälle und fängst keine davon richtig ab. Mit 2 Bällen bist du konzentriert und präzise. Multitasking ist in der Entwicklung genauso: Wer 5 Aufgaben gleichzeitig bearbeitet, macht bei jeder langsamer Fortschritt als jemand, der eine Aufgabe komplett fertigstellt, bevor er die nächste beginnt.

3) Flow – der gleichmäßige Arbeitsfluss

Das übergeordnete Ziel von Kanban ist Flow – ein gleichmäßiger, ununterbrochener Arbeitsfluss durch alle Spalten des Boards. Wie Wasser, das ohne Stau durch einen Kanal fließt. Stockt eine Stelle (z.B. weil zu viele Aufgaben im Review stecken und niemand Zeit hat, sie zu prüfen), ist das ein sichtbarer Engpass – und das Team muss reagieren, bevor weitere Aufgaben gestartet werden.

Für die Steuerung des Flows nutzt Kanban zwei wichtige Kennzahlen: die Durchlaufzeit (wie lange braucht eine Aufgabe von „Backlog" bis „Done"?) und den Durchsatz (wie viele Aufgaben werden pro Woche fertig?). Beide hängen direkt mit WIP-Limits zusammen: Weniger gleichzeitige Arbeit führt in aller Regel zu kürzeren Durchlaufzeiten – ein Zusammenhang, der als Little's Law bekannt ist.

4) Kanban vs. Scrum

Kanban und Scrum sind beides agile Ansätze – aber mit unterschiedlichem Fokus. Kanban macht keinen Unterschied zwischen verschiedenen Aufgabenarten, hat keine festen Sprints und keine vorgeschriebenen Rollen. Es passt besonders gut für Teams, bei denen Aufgaben kontinuierlich und unregelmäßig eintreffen – wie in einem IT-Support oder Betriebsteam.

In der Praxis werden Kanban und Scrum häufig kombiniert – man spricht dann von Scrumban. Auch das ist Teil des hybriden Projektmanagements (L6).

Zusammenfassung

Kanban ist eine Methode zur Steuerung von Arbeitsfluss durch visuelle Boards. Aufgaben wandern von links nach rechts durch Spalten (Backlog → In Progress → Review → Done). WIP-Limits begrenzen, wie viele Aufgaben gleichzeitig in einer Spalte sein dürfen – das verhindert Multitasking und macht Engpässe sichtbar. Das Ziel ist gleichmäßiger Flow: kurze Durchlaufzeiten, hoher Durchsatz. Im Vergleich zu Scrum ist Kanban weniger strukturiert und besonders gut für kontinuierliche Aufgabenströme geeignet – z.B. in IT-Support oder Betriebsteams.