Projektplanung: PSP, Gantt, Zeitschiene

Die Projektplanung ist das Kapitel, in dem du zeigst, dass du nicht nur einen guten Plan hast, sondern auch eine konkrete Vorstellung davon, wie du ihn umsetzt. Sie ist ein typischer Schwerpunkt der „Methodik"-Bewertung (20 % der Gesamtnote) und macht in der Doku etwa 1–1,5 Seiten aus.

Diese Lektion zeigt dir die vier zentralen Werkzeuge der IHK-Projekt­planung: Projekt­strukturplan (PSP), Gantt-Diagramm, Meilensteine und Risikoanalyse. Dazu kommen Aufwand­schätzung und Ressourcenplan. Wer diese Bausteine sauber kombiniert, hat eine Projekt­planung, die auf jeden Prüfungs­tisch passt.

1) Was in die Projektplanung gehört

Im Planungs­kapitel beschreibst du, wie du dein Projekt durch­führen wirst. Anders als das Soll-Konzept („was wird gebaut") geht es hier um Ablauf, Zeit, Aufwand und Risiken. Standard­inhalt:

• Projekt­strukturplan (PSP): hierarchische Zerlegung des Projekts in Teilaufgaben
• Zeitplan / Gantt-Diagramm: zeitliche Anordnung der Aufgaben mit Dauer und Abhängigkeiten
• Meilensteine: 3–6 zentrale Termine, an denen Zwischen­ergebnisse vorliegen müssen
• Aufwand­schätzung: pro Phase oder Teilaufgabe Stunden­schätzung
• Ressourcen­plan: wer macht was, welche Hardware/Software wird gebraucht
• Risikoanalyse: 3–6 potenzielle Risiken mit Eintritts­wahrscheinlichkeit, Auswirkung und Gegenmaßnahme

Du musst nicht jedes dieser Elemente in voller Tiefe ausarbeiten – aber wer alle sechs auch nur kurz anreißt, wirkt deutlich professioneller als jemand, der nur einen Zeit­strahl abdruckt.

2) Projekt­strukturplan (PSP)

Der PSP zerlegt das Projekt in eine Baumstruktur. Oben das Projekt­ziel, darunter die Phasen, ganz unten die Arbeits­pakete. Er ist das wichtigste Planungs­werkzeug, weil er sichtbar macht, dass das Projekt vollständig erfasst ist und nichts vergessen wurde.

Der PSP folgt zwei Regeln. Erstens das 100-%-Prinzip: alle Teilaufgaben zusammen ergeben das ganze Projekt – nichts fehlt, nichts überlappt. Zweitens das Phasen-Prinzip: in den ersten beiden Hierarchie-Ebenen denkst du in Phasen (Analyse, Konzept, Realisierung, Test, Doku) – erst auf der dritten Ebene konkrete Arbeits­pakete.

3) Gantt-Diagramm

Während der PSP was zu tun ist zeigt, zeigt das Gantt-Diagramm wann. Es ordnet die Arbeits­pakete auf einer Zeitachse an und macht Abhängigkeiten sichtbar. In der IHK-Doku reicht meist eine vereinfachte Form mit den Hauptphasen:

Wichtig: das Gantt muss konsistent zum PSP sein. Alle Phasen aus dem PSP tauchen im Gantt auf, in derselben Reihenfolge. Die Summe der Wochen sollte zu den 35 Stunden Bearbeitungs­zeit (FISI/FIAE) passen, verteilt auf 4–6 Wochen.

4) Meilensteine

Meilensteine sind feste Termine, an denen ein konkretes Zwischen­ergebnis vorliegen muss. Sie sind keine Aufgaben, sondern Mess­punkte: „M2 — Konzept fertig, vom Auftraggeber abgenommen, am 15. März". Typisch 3–6 Meilensteine über die ganze Projektlaufzeit.

Ein guter Meilenstein ist binär: er ist entweder erreicht oder nicht. Vermeide schwammige Formulierungen wie „Realisierung gut vorangekommen". Stattdessen: konkretes Ergebnis nennen, das man prüfen kann.

5) Aufwand­schätzung

Wie viel Zeit kostet welche Teilaufgabe? Eine realistische Aufwand­schätzung ist die Grundlage des ganzen Plans. Drei Schätzmethoden, die bei IHK-Projekten gut funktionieren:

6) Ressourcen­plan

Welche Ressourcen brauchst du, um das Projekt durch­zuziehen? Drei Kategorien sind Standard. In der Doku reichen kurze Listen pro Kategorie, oft sogar nur ein Absatz.

7) Risikoanalyse

Die Risikoanalyse zeigt, dass du vorausschauend planst. Sie listet 3–6 potenzielle Risiken auf – jedes mit Wahrscheinlichkeit, Auswirkung und einer Gegenmaßnahme. Das Risiko­produkt (W × A) gibt die Priorität an.

8) Methoden­wahl: Wasserfall vs. agil

Welche Vorgehens­methode passt zu deinem Projekt? Die meisten IHK-Projekte sind Wasserfall-orientiert, weil sie eine klare, vorab definierte Lösung haben (z. B. „Einführung System X"). Agile Methoden (Scrum, Kanban) passen, wenn die Anforderungen unscharf sind und sich im Laufe entwickeln (typisch Software-Entwicklung mit unklarem Pflichten­heft).

In der Doku reicht ein Absatz zur Methoden­wahl mit Begründung. Beispiel: „Das Projekt folgt einem klassisch wasserfall­orientierten Vorgehen, da die Anforderungen vorab vom Auftraggeber klar definiert sind und sich keine grundlegenden Änderungen während der Umsetzung erwarten lassen. Die Phasen Analyse, Konzept, Realisierung, Test und Doku werden sequenziell durchgeführt, wobei die Dokumentation parallel zur Realisierung läuft."

9) Häufige Fehler in der Projektplanung

• Planung wirkt erfunden: alles zu glatt, alle Risiken trivial, Aufwand fast aufs Mal genau. Wirkt nachträglich konstruiert. Heilung: ehrliche Schätzungen, mit Puffer
• Realisierung > 60 % der Zeit: zeigt fehlendes Planungs­verständnis. Heilung: Analyse, Konzept, Test, Doku angemessen einplanen
• Keine Meilensteine: man sieht nicht, wann etwas fertig sein soll. Heilung: 3–6 Meilensteine setzen
• Risiken trivial: „Stromausfall" als Risiko, ohne Gegenmaßnahme. Heilung: projekt­spezifische Risiken nennen
• Keine Gegenmaßnahmen: Risiken aufgelistet, aber nicht gegengesteuert. Heilung: zu jedem Risiko 1–2 Sätze Maßnahme
• PSP nicht hierarchisch: flache Liste statt Baum. Heilung: 2–3 Ebenen mit klarer Logik
• Gantt ohne Zeitachse: Balken ohne Skala. Heilung: Wochen oder Tage als Achse anlegen
• Kein Personal genannt: alles wirkt, als hätte man alleine gearbeitet. Heilung: Stakeholder klar zuordnen
• Methoden­wahl nicht begründet: einfach „Wasserfall" hinge­schrieben. Heilung: warum diese Methode, warum nicht die andere

10) Tipps für eine starke Planung

1. PSP zuerst: erst die Struktur klären, dann die Zeit. Wer das umgekehrt macht, verliert sich in Termin­details
2. 15 % Puffer einplanen: explizit ausweisen, nicht versteckt
3. Doku parallel zur Realisierung: realistisch, weil Details verloren gehen, wenn man später schreibt
4. Meilensteine binär: „erreicht oder nicht", keine schwammigen Formulierungen
5. Risiken projekt­spezifisch: keine Trivialitäten („Mein PC könnte kaputtgehen"), sondern relevante Themen
6. Gegenmaßnahmen vor Eintritt: nicht „wenn es passiert, dann …", sondern „um Eintritt zu verhindern, machen wir …"
7. Methoden­wahl begründen: nicht nur nennen, sondern erklären warum
8. Tools nennen: Excel, MS-Project, Trello, Notion – zeigt, dass du nicht ohne Werkzeug arbeitest
9. Externe Abhängigkeiten markieren: was hängt von Dritten ab (Lieferungen, Genehmigungen, Termine)

11) Beispiel-Eröffnung Projektplanung

„Das Projekt gliedert sich in fünf Phasen: Analyse, Konzeption, Realisierung, Test und Dokumentation. Das gewählte Vorgehen orientiert sich am klassischen Wasserfall­modell, da die Anforderungen vorab klar definiert sind. Der Projekt­strukturplan (Abb. 1) zerlegt das Vorhaben in 11 Arbeits­pakete. Diese sind im Gantt-Diagramm (Abb. 2) auf eine sechswöchige Bearbeitungs­zeit verteilt; fünf Meilensteine markieren zentrale Zwischen­ergebnisse. Die geplante Aufwand­verteilung folgt der für 35-h-Projekte üblichen Aufteilung mit Schwerpunkt in der Realisierungs­phase (14 h, 40 %). Sechs zentrale Risiken wurden identifiziert, gewichtet und mit Gegenmaßnahmen versehen."

Was hier gut funktioniert: in 5 Sätzen ist die ganze Planungs­logik klar. Jede zentrale Komponente (PSP, Gantt, Meilensteine, Aufwand, Risiken) ist erwähnt und mit konkreten Zahlen unterlegt. Prüfende wissen sofort, was sie auf den nächsten Seiten erwartet.

Zusammenfassung

Die Projektplanung ist 1–1,5 Seiten lang und umfasst sechs Bausteine: PSP (hierarchischer Strukturplan, 100-%-Prinzip), Gantt-Diagramm (zeitliche Anordnung), Meilensteine (3–6 Mess­punkte mit binärem Status), Aufwand­schätzung (erfahrungs­basiert oder Drei-Werte), Ressourcen­plan (Personal, Sach, Wissen) und Risikoanalyse (3–6 Risiken mit Wahrscheinlichkeit × Auswirkung und Gegenmaßnahmen). Methoden­wahl Wasserfall vs. agil begründen. 15 % Zeitpuffer einplanen, Doku parallel zur Realisierung führen. Häufige Fehler: zu glatte Planung, Realisierung > 60 %, fehlende Meilensteine, triviale Risiken ohne Gegenmaßnahmen, fehlende Methoden­begründung. Tipps: PSP zuerst, Risiken projekt­spezifisch, Tools nennen, externe Abhängigkeiten markieren, Realismus statt Perfektion.