Zielgruppengerechte Dokumentation
2.1. Identifikation der Zielgruppe
Zielgruppenanalyse:
- Wer wird die Dokumentation nutzen? Bestimmen Sie die Hauptbenutzer der Dokumentation.
- Welche Bedürfnisse haben diese Benutzer? Analysieren Sie, welche Informationen und welche Detailebene die Benutzer benötigen.
- Welche Vorkenntnisse und Erwartungen haben die Benutzer? Berücksichtigen Sie das technische Verständnis und die Erfahrungen der Benutzer.
Beispiel einer Zielgruppenanalyse:
| Zielgruppe | Bedürfnisse | Erwartungen |
|---|---|---|
| Endbenutzer | Einfache, klare Anleitungen zur Nutzung des Produkts | Verständliche Sprache, visuelle Anleitungen |
| Administratoren | Detaillierte technische Informationen und Konfigurationsanweisungen | Tiefgehende technische Daten, Best Practices |
| Entwickler | Technische Spezifikationen, API-Dokumentation, Codebeispiele | Präzise, detaillierte technische Dokumentation |
2.2. Anpassung des Inhalts an die Zielgruppe
Technischer Schwierigkeitsgrad:
- Einfachheit oder Komplexität: Passen Sie die Komplexität des Inhalts an das Wissen und die Fähigkeiten der Zielgruppe an.
- Beispiele und Analogien: Nutzen Sie Beispiele und Analogien, die für die Zielgruppe verständlich sind.
Relevanz:
- Fokus auf relevante Informationen: Stellen Sie sicher, dass der Inhalt für die Zielgruppe relevant ist und deren Bedürfnisse adressiert.
- Strukturierung: Gliedern Sie die Dokumentation so, dass die wichtigsten Informationen leicht auffindbar sind.
Beispiel für die Anpassung des Inhalts:
| Zielgruppe | Beispiel für Inhalt | Anpassung |
|---|---|---|
| Endbenutzer | Anleitung zur Nutzung einer Software | Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Screenshots |
| Administratoren | Konfigurationshandbuch für ein Netzwerkgerät | Detaillierte technische Anweisungen, Diagramme |
| Entwickler | API-Dokumentation für eine Softwarebibliothek | Detaillierte Funktionsbeschreibungen, Codebeispiele |
2.3. Sprache und Stil
Klarheit und Prägnanz:
- Vermeidung von Fachjargon: Nutzen Sie einfache und klare Sprache, um Missverständnisse zu vermeiden.
- Kürze und Prägnanz: Fassen Sie sich kurz und kommen Sie direkt auf den Punkt.
Konsistenz:
- Einheitlicher Stil: Halten Sie einen einheitlichen Schreibstil und eine einheitliche Terminologie ein.
- Glossar: Erstellen Sie ein Glossar für technische Begriffe und Abkürzungen.
Beispiel für klare und prägnante Sprache:
| Ursprünglicher Text | Überarbeiteter Text |
|---|---|
| „Klicken Sie auf das Hypertext-Link-Element, um zur Ziel-URL zu navigieren.“ | „Klicken Sie auf den Link, um zur gewünschten Seite zu gelangen.“ |
| „Der Netzwerkadministrator muss das Router-Interface konfigurieren und die IP-Adressen zuweisen.“ | „Der Administrator muss den Router konfigurieren und IP-Adressen zuweisen.“ |
Tipps für eine verständliche Sprache:
- Aktive Sprache: Verwenden Sie aktive statt passive Sätze (z.B. „Installieren Sie die Software“ statt „Die Software sollte installiert werden“).
- Einfachheit: Vermeiden Sie komplexe Satzstrukturen und verwenden Sie kurze Sätze.
- Visuelle Unterstützung: Nutzen Sie visuelle Elemente wie Bilder, Diagramme und Tabellen zur Unterstützung des Textes.
Beispiel für visuelle Unterstützung:
| Schritt | Beschreibung | Bild |
|---|---|---|
| 1. Software herunterladen | Besuchen Sie die Website und laden Sie die Software herunter. | |
| 2. Installation starten | Doppelklicken Sie auf die heruntergeladene Datei, um die Installation zu starten. | |
| 3. Lizenz akzeptieren | Lesen Sie die Lizenzvereinbarung und klicken Sie auf „Akzeptieren“. |