Lösungen

Aufgabe 1: Selbstreflexion

1. Definition und Bedeutung der Selbstreflexion
   • a) Selbstreflexion bedeutet, das eigene Handeln, Denken und Fühlen zu analysieren und zu bewerten, um sich selbst besser zu verstehen und zu entwickeln.
   • b) Wichtigkeit der Selbstreflexion: Selbstreflexion ist wichtig, weil sie Selbsterkenntnis fördert, Lernprozesse unterstützt, bessere Entscheidungen ermöglicht und die persönliche Entwicklung vorantreibt.
2. Techniken der Selbstreflexion
   • a) Techniken:
     1. Tagebuch führen: Regelmäßiges Aufschreiben von Gedanken und Erfahrungen.
     2. Feedback einholen: Rückmeldungen von Kollegen oder Vorgesetzten einholen.
     3. Selbstbewertung: Eigene Leistungen und Verhaltensweisen bewerten.
   • b) Erfahrungsbericht: Nach einer Woche Tagebuchführung könnte man feststellen, dass das schriftliche Festhalten von Gedanken dabei hilft, Klarheit über persönliche Stärken und Schwächen zu gewinnen und konkrete Verbesserungsmaßnahmen zu identifizieren.

Aufgabe 2: Reflexion im Team

1. Team Meetings
   • a) Ablauf eines Teammeetings:
     1. Begrüßung und Einführung
     2. Offene Runde für persönliche Erfahrungen
     3. Strukturierte Reflexion (z.B. mit der „Start, Stop, Continue“-Methode)
     4. Diskussion und Maßnahmenplanung
     5. Zusammenfassung und Abschluss
   • b) Offene Kommunikation: Fördert den Austausch von Ideen und Feedback, hilft Missverständnisse zu klären und verbessert die Zusammenarbeit. Durch aktives Zuhören und konstruktives Feedback tragen alle Teammitglieder zur offenen Kommunikation bei.
2. Gemeinsame Reviews
   • a) Unterschiede:
     • Projekt-Review: Umfassende Bewertung eines abgeschlossenen Projekts.
     • Sprint-Review: Regelmäßige Überprüfung der Ergebnisse nach jedem Sprint in agilen Teams.
   • b) Review-Dokumentation:
     • Erkenntnisse: Zeitmanagement muss verbessert werden, klare Zielsetzung und bessere Kommunikation notwendig.
     • Verbesserungsmöglichkeiten: Einführung von wöchentlichen Meetings zur Überprüfung des Fortschritts, Nutzung eines gemeinsamen Projektmanagement-Tools.

Aufgabe 3: Methoden zur Prozessanalyse

1. Flussdiagramme
   • a) Beispiel eines Bestellprozesses:
     1. Kunde gibt Bestellung auf
     2. Bestellung wird erfasst
     3. Verfügbarkeit wird geprüft
     4. Bestellung wird bestätigt
     5. Ware wird verpackt und versendet
     6. Kunde erhält die Ware
   • b) Identifizierte Engpässe: Verzögerungen bei der Verfügbarkeit, unnötige manuelle Erfassungsschritte.
2. Ursache-Wirkungs-Diagramme
   • a) Beschreibung: Ein Ursache-Wirkungs-Diagramm (Ishikawa-Diagramm) wird verwendet, um die möglichen Ursachen für ein Problem systematisch zu identifizieren und zu kategorisieren.
   • b) Erstelltes Diagramm:
     • Problem: Verspätete Projektabgabe
     • Kategorien: Mensch (unzureichende Schulung), Maschine (langsame Hardware), Methode (schlechte Planung), Material (fehlende Ressourcen).

Aufgabe 4: Prozessoptimierungstechniken

1. Lean Management
   • a) 5S-Methode:
     1. Sortieren: Überflüssige Gegenstände entfernen.
     2. Setzen: Alles an den richtigen Platz stellen.
     3. Säubern: Arbeitsbereiche sauber halten.
     4. Standardisieren: Standards für Ordnung und Sauberkeit setzen.
     5. Selbstdisziplin: Regeln befolgen und kontinuierlich verbessern.
   • b) Dokumentierte Verbesserungen: Nach Anwendung der 5S-Methode wurde der Arbeitsplatz übersichtlicher, Suchzeiten wurden reduziert und die Effizienz gesteigert.
2. Six Sigma
   • a) DMAIC-Zyklus:
     1. Define (Definieren): Problem und Ziele klar definieren.
     2. Measure (Messen): Daten sammeln und den aktuellen Prozesszustand messen.
     3. Analyze (Analysieren): Ursachen für Probleme identifizieren.
     4. Improve (Verbessern): Lösungen entwickeln und umsetzen.
     5. Control (Steuern): Verbesserungen überwachen und standardisieren.
   • b) DMAIC-Zyklus-Anwendung:
     • Beispielprozess: Dokumentenablage
     • Ergebnisse: Verbesserte Struktur und Zugänglichkeit der Dokumente, reduzierte Suchzeiten.

Aufgabe 5: Best Practice Sharing

1. Dokumentation von Best Practices
   • a) Definition: Best Practices sind bewährte Methoden oder Verfahren, die sich in der Praxis als besonders erfolgreich erwiesen haben.
   • b) Dokumentierte Best Practice: Einführung eines wöchentlichen Standup-Meetings zur besseren Teamkoordination und schnelleren Problemlösung.
2. Kommunikation und Schulung
   • a) Workshop-Planung:
     • Themen: Effektive Kommunikation, Prozessoptimierung, Best Practices.
     • Methoden: Präsentationen, Gruppenarbeiten, Diskussionen.
   • b) Methoden zur Förderung der Beteiligung: Interaktive Übungen, offene Diskussionen, Feedback-Runden.

Aufgabe 6: Nutzung von Tools

1. Kommunikations- und Kollaborationstools
   • a) Beschreibung von Slack oder Microsoft Teams:
     • Slack: Erleichtert die Kommunikation durch Kanäle für verschiedene Projekte, direkte Nachrichten und Integration mit anderen Tools.
     • Microsoft Teams: Bietet Videokonferenzen, Chat und gemeinsame Dateibearbeitung, Integration mit Office 365.
   • b) Erfahrungsbericht: Nach der Einführung von Slack konnte die Kommunikation im Team erheblich verbessert werden, Informationsflüsse wurden schneller und transparenter.
2. Prozessoptimierungstools
   • a) Beschreibung von Visio:
     • Hauptfunktionen: Erstellung von Flussdiagrammen, Prozessmodellen und anderen Diagrammen, Zusammenarbeit in Echtzeit, Integration mit Microsoft Office.
     • Vorteile: Leistungsstarke Visualisierungsfunktionen, erleichtert die Kommunikation von Prozessabläufen.
   • b) Erstelltes Prozessdiagramm:
     • Prozess: Bestellabwicklung
     • Diagramm: Visuelle Darstellung des gesamten Bestellprozesses von der Auftragserfassung bis zur Auslieferung. Präsentation an das Team führte zu klareren Prozessdefinitionen und besseren Abstimmungen.