Termine abstimmen

Schritte zur Terminabstimmung

1. Kommunikation

Kommunikation ist der Schlüssel zur erfolgreichen Terminabstimmung. Halte alle Beteiligten regelmäßig auf dem Laufenden und stelle sicher, dass sie die geplanten Termine kennen und einhalten können.

Beispiel: E-Mail zur Terminabstimmung

Betreff: Terminabstimmung für die Einrichtung des neuen Büros

Liebe Teammitglieder,

hiermit möchte ich die geplanten Termine für die Einrichtung unseres neuen Büros bestätigen:

1. Bürofläche besichtigen: 01. Juli, 09:00 - 11:00
2. Möbel bestellen: 02. Juli (ganztägig)
3. IT-Ausrüstung bestellen: 03. Juli (ganztägig)
4. Möbel liefern und montieren: 05. Juli - 06. Juli (ganztägig)
5. IT-Ausrüstung einrichten: 07. Juli (ganztägig)
6. Dekoration und Feinschliff: 08. Juli - 09. Juli (ganztägig)
7. Endabnahme und Übergabe: 10. Juli (ganztägig)

Bitte bestätigt mir kurz per E-Mail, dass ihr diese Termine einhalten könnt. Bei Fragen oder Problemen meldet euch bitte umgehend bei mir.

Vielen Dank und beste Grüße,
[Dein Name]

2. Abstimmungsmeetings

Regelmäßige Abstimmungsmeetings helfen, sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und mögliche Konflikte oder Probleme frühzeitig erkannt werden.

Beispiel: Agenda für ein Abstimmungsmeeting

Agenda für das Abstimmungsmeeting am 28. Juni

1. Begrüßung und Ziel des Meetings
2. Überblick über den Projektzeitplan
3. Bestätigung der individuellen Verantwortlichkeiten
4. Diskussion möglicher Konflikte oder Probleme
5. Lösungen und Anpassungen des Zeitplans
6. Zusammenfassung und nächste Schritte
7. Offene Fragen und Feedback

Dauer: 1 Stunde

3. Protokolle und Bestätigungen

Dokumentiere die Ergebnisse von Abstimmungsmeetings und stelle sicher, dass alle Beteiligten die vereinbarten Termine und Aufgaben bestätigen. Dies schafft Klarheit und Verantwortlichkeit.

Beispiel: Protokoll eines Abstimmungsmeetings

Protokoll des Abstimmungsmeetings vom 28. Juni

Teilnehmer: [Liste der Teilnehmer]
Datum: 28. Juni
Dauer: 09:00 - 10:00

1. Begrüßung und Ziel des Meetings
   - Ziel: Abstimmung der Termine für die Büroeinrichtung

2. Überblick über den Projektzeitplan
   - Bürofläche besichtigen: 01. Juli
   - Möbel bestellen: 02. Juli
   - IT-Ausrüstung bestellen: 03. Juli
   - Möbel liefern und montieren: 05. - 06. Juli
   - IT-Ausrüstung einrichten: 07. Juli
   - Dekoration und Feinschliff: 08. - 09. Juli
   - Endabnahme und Übergabe: 10. Juli

3. Bestätigung der individuellen Verantwortlichkeiten
   - [Name] übernimmt die Möbelbestellung
   - [Name] kümmert sich um die IT-Ausrüstung

4. Diskussion möglicher Konflikte oder Probleme
   - Keine Konflikte gemeldet

5. Lösungen und Anpassungen des Zeitplans
   - Keine Anpassungen notwendig

6. Zusammenfassung und nächste Schritte
   - Bestätigung der Termine durch alle Teilnehmer

7. Offene Fragen und Feedback
   - Keine offenen Fragen

Protokoll erstellt von: [Dein Name]

4. Nutzung von Tools zur Terminabstimmung

Nutze Tools, um die Terminabstimmung zu erleichtern und sicherzustellen, dass alle Beteiligten die gleichen Informationen haben.

Beispiele:

Outlook Calendar: Gemeinsame Kalender für das Team, Terminbestätigungen und Erinnerungen.
Microsoft Teams: Planungs- und Abstimmungsmeetings, gemeinsame Kalenderfunktionen.
Doodle: Umfragen zur Abstimmung von Terminen, insbesondere bei größeren Teams.

Beispiel: Nutzung von Outlook Calendar zur Terminabstimmung

Erstellung gemeinsamer Kalender: Erstelle einen Kalender für das Projekt „Einrichtung neues Büro“ und füge alle Teammitglieder hinzu.
Eintragen der Termine: Trage alle geplanten Termine in den Kalender ein und lade die jeweiligen Verantwortlichen ein.
Erinnerungen setzen: Setze Erinnerungen für wichtige Termine, um sicherzustellen, dass niemand die Deadlines verpasst.
Bearbeiter einladen: Um sicherzustellen, dass die User auch einen Eintrag in ihrem persönlichen Kalender erhalten, lade die Zuständigen Personen als Teilnehmer der Besprechungen ein