Durchführung der Systemübergabe

Die Durchführung der Systemübergabe ist der kritische Moment, in dem das System offiziell an den Kunden oder die Endbenutzer übergeben wird. Hier sind die Schritte und Überlegungen, die sicherstellen, dass dieser Prozess reibungslos verläuft.

1. Vorbereitung der Übergabe

Vorbereitungen vor der Übergabe:

• Überprüfung des Übergabeplans: Sicherstellen, dass alle geplanten Schritte und Meilensteine erfüllt sind.
• Dokumentation bereitstellen: Bereitstellung aller notwendigen Dokumentationen wie Benutzerhandbücher, technische Spezifikationen und Installationsanweisungen.
• Abschließende Tests: Durchführung finaler Tests, um sicherzustellen, dass das System fehlerfrei ist und alle Anforderungen erfüllt.

2. Übergabe-Meeting

Agenda für das Übergabe-Meeting:

• Begrüßung und Einführung: Kurze Vorstellung der Teilnehmer und Erläuterung des Zwecks des Meetings.
• Überblick über den Übergabeprozess: Darstellung des Übergabeplans und der erreichten Meilensteine.
• Präsentation des Systems: Demonstration der wichtigsten Funktionen und Merkmale des Systems.
• Durchsicht der Dokumentation: Erläuterung der bereitgestellten Dokumentationen und deren Inhalte.
• Fragen und Antworten: Möglichkeit für die Teilnehmer, Fragen zu stellen und Klarstellungen zu erhalten.
• Offizielle Übergabe und Unterschrift: Formelle Übergabe des Systems und Unterschrift des Abnahmeprotokolls.

Beispiel einer Meeting-Agenda:

3. Dokumentation und Abnahme

Abnahmeprotokoll erstellen:

• Beschreibung des Systems: Zusammenfassung der wichtigsten Merkmale und Funktionen des übergebenen Systems.
• Testergebnisse: Dokumentation der durchgeführten Tests und deren Ergebnisse.
• Bestätigung der Übergabe: Unterschrift der verantwortlichen Personen, die die Übergabe bestätigen.

Beispiel eines Abnahmeprotokolls:

4. Unterstützung nach der Übergabe

Schulungen und Training:

• Benutzerschulung: Durchführung von Schulungen für die Endbenutzer, um sicherzustellen, dass sie das System effektiv nutzen können.
• Administratorschulung: Schulung der Systemadministratoren zu Installation, Konfiguration und Wartung des Systems.

Support und Wartung:

• Support-Plan: Erstellung eines Plans für den laufenden Support und die Wartung des Systems.
• Kontaktinformationen: Bereitstellung von Kontaktinformationen für den Support.
• Problemmanagement: Etablierung eines Prozesses zur Meldung und Behebung von Problemen.

Beispiel eines Support-Plans: