Identifizierung betrieblicher Anforderungen
Die Identifizierung betrieblicher Anforderungen ist der erste und entscheidende Schritt bei der Analyse und Auswahl von IT-Systemen. Eine präzise Anforderungserhebung stellt sicher, dass das ausgewählte System den tatsächlichen Bedürfnissen des Unternehmens entspricht und effizient eingesetzt werden kann.
1.1. Identifizierung betrieblicher Anforderungen
Methoden der Anforderungserhebung
Es gibt verschiedene Methoden, um die Anforderungen eines Unternehmens zu ermitteln. Jede Methode hat ihre eigenen Vorteile und wird je nach Kontext und spezifischen Bedürfnissen des Projekts ausgewählt.
| Methode | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Interviews | Direkte Gespräche mit Stakeholdern, um deren Anforderungen und Erwartungen zu verstehen. | Interview mit Abteilungsleitern, um spezifische IT-Bedürfnisse zu ermitteln. |
| Workshops | Gemeinsame Sitzungen mit Stakeholdern zur Diskussion und Erhebung von Anforderungen. | Workshop mit dem IT-Team und den Endnutzern, um Anforderungen zu sammeln und zu priorisieren. |
| Dokumentenanalyse | Untersuchung vorhandener Dokumente und Systeme, um bestehende Anforderungen und Prozesse zu verstehen. | Analyse von Geschäftsprozessen, IT-Richtlinien und bisherigen IT-Systemdokumentationen. |
| Fragebögen | Verteilung strukturierter Fragebögen an Stakeholder, um systematisch Anforderungen zu sammeln. | Fragebogen an Mitarbeiter zur Erhebung von IT-Nutzungsmustern und Verbesserungsvorschlägen. |
Beispiel für die Anwendung der Methoden
| Methode | Anwendung | Beispiel |
|---|---|---|
| Interviews | Einzelgespräche mit Abteilungsleitern | Interview mit dem Finanzleiter, um Anforderungen an das neue Buchhaltungssystem zu verstehen. |
| Workshops | Gemeinsame Diskussion mit IT-Team und Nutzern | Workshop mit dem IT-Team und Vertriebsmitarbeitern zur Definition der Anforderungen an ein CRM-System. |
| Dokumentenanalyse | Untersuchung bestehender Dokumentationen | Analyse der bestehenden ERP-Dokumentation zur Identifizierung von Schwachstellen und Verbesserungsmöglichkeiten. |
| Fragebögen | Systematische Erhebung von Mitarbeiteranforderungen | Verteilung eines Fragebogens zur Nutzung von aktuellen IT-Systemen und gewünschten Verbesserungen. |
Erstellung eines Anforderungsdokuments
Ein Anforderungsdokument fasst die gesammelten Informationen zusammen und dient als Grundlage für die Auswahl und Implementierung eines IT-Systems. Es enthält detaillierte Beschreibungen der funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen.
Funktionale Anforderungen
Funktionale Anforderungen beschreiben, was das System tun soll. Sie beinhalten spezifische Funktionen und Features, die das System bereitstellen muss.
| Funktionale Anforderung | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Benutzerverwaltung | Fähigkeit, Benutzerkonten zu erstellen, zu bearbeiten und zu löschen. | Das System muss Administratoren ermöglichen, Benutzerkonten zu verwalten. |
| Berichtserstellung | Generierung von Berichten basierend auf definierten Kriterien. | Das System muss monatliche Finanzberichte erstellen können. |
| Datenimport/-export | Fähigkeit, Daten aus externen Quellen zu importieren und zu exportieren. | Das System muss CSV-Dateien importieren und exportieren können. |
Nicht-funktionale Anforderungen
Nicht-funktionale Anforderungen beschreiben die Qualitätsattribute des Systems, wie z.B. Leistung, Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit.
| Nicht-funktionale Anforderung | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Leistung | Anforderungen an die Geschwindigkeit und Effizienz des Systems. | Das System muss in der Lage sein, 1000 Transaktionen pro Sekunde zu verarbeiten. |
| Sicherheit | Anforderungen an den Schutz der Daten und den Zugang zum System. | Das System muss eine Zwei-Faktor-Authentifizierung unterstützen. |
| Benutzerfreundlichkeit | Anforderungen an die einfache und intuitive Bedienbarkeit des Systems. | Das System muss eine benutzerfreundliche Oberfläche haben, die leicht zu navigieren ist. |
Beispiel: Anforderungsdokument
Hier ist ein einfaches Beispiel für ein Anforderungsdokument, das funktionale und nicht-funktionale Anforderungen für ein neues IT-System zusammenfasst:
Anforderungsdokument für das neue CRM-System
1. Einleitung
- Ziel des Projekts: Implementierung eines neuen CRM-Systems zur Verbesserung der Kundenverwaltung und Verkaufsprozesse.
2. Funktionale Anforderungen
- Benutzerverwaltung: Administratoren müssen in der Lage sein, Benutzerkonten zu erstellen, zu bearbeiten und zu löschen.
- Berichtserstellung: Das System muss in der Lage sein, monatliche Verkaufsberichte zu erstellen.
- Datenimport/-export: Das System muss CSV-Dateien importieren und exportieren können.
3. Nicht-funktionale Anforderungen
- Leistung: Das System muss in der Lage sein, 500 Benutzeranfragen pro Minute zu verarbeiten.
- Sicherheit: Das System muss eine Zwei-Faktor-Authentifizierung unterstützen.
- Benutzerfreundlichkeit: Das System muss eine intuitive Benutzeroberfläche haben, die leicht zu navigieren ist.
4. Stakeholder
- Vertriebsleiter: Verantwortlich für die Definition der Verkaufsprozesse und Anforderungen.
- IT-Manager: Verantwortlich für die technische Implementierung und Wartung des Systems.
- Endbenutzer: Vertriebsmitarbeiter, die das CRM-System täglich nutzen werden.
5. Zeitplan
- Anforderungserhebung: Januar - Februar
- Systemauswahl: März - April
- Implementierung: Mai - Juli
- Schulung und Rollout: August - September
6. Budget
- Geschätztes Budget: 50.000 EUR
7. Risiken
- Risiko der Benutzerakzeptanz: Gering
- Technische Risiken: Mittel
- Budgetüberschreitung: Hoch
8. Anhänge
- Interviewprotokolle
- Workshop-Berichte
- Fragebögen und deren Auswertungen
Ende des Dokuments