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Lösungsblatt: Auftragsunterlagen und Durchführbarkeit des Auftrags prüfen

Aufgabe 1: Budgetanalyse

1. Kostenpositionen:
   • Softwarelizenzen: 150.000 Euro
   • Hardware: 100.000 Euro
   • Personal (intern/extern): 120.000 Euro
   • Schulungen: 30.000 Euro
   • Projektmanagement und Verwaltung: 50.000 Euro
   • Unvorhergesehene Ausgaben: 50.000 Euro
2. Schätzung und Vergleich:
   • Gesamtsumme: 500.000 Euro
   • Maßnahmen bei Budgetüberschreitung:
     • Überprüfung und Anpassung der Kostenpositionen
     • Verhandlungen mit Lieferanten und Dienstleistern
     • Priorisierung und eventuelle Verschiebung von Aufgaben
     • Suche nach zusätzlichen Finanzierungsquellen

Aufgabe 2: Zeitplan und Meilensteine

1. Meilensteine und Dauer:
   • Meilenstein 1: Projektstart und Planung (1 Monat)
   • Meilenstein 2: Beschaffung der Hardware und Software (2 Monate)
   • Meilenstein 3: Implementierung und Testphase (3 Monate)
   • Meilenstein 4: Schulung der Mitarbeiter (1 Monat)
   • Meilenstein 5: Abschluss und Übergabe (1 Monat)
   • Gesamtdauer: 8 Monate
2. Vorgehen bei Verzögerungen:
   • Ursachenanalyse der Verzögerung
   • Anpassung des Zeitplans und der Ressourcen
   • Kommunikation mit Stakeholdern
   • Umsetzung von Notfallplänen

Aufgabe 3: Ressourcenplanung

1. Erforderliche Ressourcen:
   • Projektmanager: 20 Stunden/Woche
   • IT-Spezialisten: 40 Stunden/Woche
   • Schulungsleiter: 20 Stunden/Woche
   • Technische Ausrüstung (Computer, Server)
   • Softwarelizenzen
2. Sicherstellung der Verfügbarkeit:
   • Frühzeitige Planung und Buchung der Ressourcen
   • Überprüfung der Verfügbarkeit
   • Vereinbarung von Backup-Ressourcen
   • Regelmäßige Abstimmung mit den Ressourceneigentümern

Aufgabe 4: Risikomanagement

1. Risiken und Bewertungen:
   • Verzögerung bei der Lieferung von Hardware (Mittel, Hoch)
   • Softwarekompatibilitätsprobleme (Niedrig, Mittel)
   • Personalmangel (Hoch, Hoch)
   • Budgetüberschreitung (Mittel, Hoch)
   • Widerstand der Mitarbeiter gegen Änderungen (Mittel, Mittel)
2. Strategien zur Risikominimierung:
   • Frühzeitige Bestellung und Verträge mit Lieferanten
   • Kompatibilitätstests vor der Implementierung
   • Einstellung von zusätzlichem Personal oder Nutzung externer Dienstleister
   • Strenge Budgetkontrolle und regelmäßige Überprüfungen
   • Change-Management-Strategien und Schulungsmaßnahmen

Aufgabe 5: Integration in bestehende Prozesse

1. Betroffene Prozesse:
   • IT-Support und Wartung
   • Datenmanagement und -sicherheit
   • Arbeitsabläufe in verschiedenen Abteilungen
   • Schulungs- und Weiterbildungsprozesse
2. Anpassungen und Einbeziehung:
   • Anpassung der IT-Infrastruktur und -Prozesse
   • Schulungen für Mitarbeiter zur neuen Software
   • Einrichtung eines Change-Management-Teams
   • Regelmäßige Meetings und Workshops mit betroffenen Abteilungen

Aufgabe 6: Kommunikation und Dokumentation

1. Kommunikationsplan:
   • Kommunikationswege: E-Mail, Meetings, Projektmanagement-Tools
   • Häufigkeit: Wöchentliche Status-Meetings, tägliche Stand-ups
   • Verantwortliche: Projektmanager, Abteilungsleiter
2. Wichtige Dokumente:
   • Projektplan
   • Sitzungsprotokolle
   • Statusberichte
   • Änderungsprotokolle
   • Risikomanagement-Dokumente
   • Abschlussdokumentation

Aufgabe 7: Wirtschaftlichkeitsanalyse

1. Kosten-Nutzen-Analyse:
   • Erwartete Kosten: 500.000 Euro
   • Erwarteter Nutzen: 600.000 Euro
   • Diskontierungsrate: 5%
2. Berechnung des Nettogegenwartswerts (NPV):
   • NPV = Nutzen – Kosten / (1 + Diskontierungsrate)
   • NPV = 600.000 Euro – 500.000 Euro / (1 + 0,05)
   • NPV = 571.428,57 Euro
3. Fazit:
   • Da der NPV positiv ist (71.428,57 Euro), ist das Projekt aus wirtschaftlicher Sicht sinnvoll.

Aufgabe 8: Vertragsbedingungen überprüfen

1. Wirtschaftliche und terminliche Vorgaben:
   • Zahlungen erfolgen in drei Raten: 30% bei Vertragsunterzeichnung, 40% nach Lieferung, 30% nach Abnahme
   • Meilensteine sind definiert, aber Deadlines sind flexibel
2. Wichtigste Vertragsbedingungen:
   • Zahlungsbedingungen und -termine
   • Liefer- und Abnahmebedingungen
   • Garantie- und Gewährleistungsbedingungen
3. Vorschläge zur Risikominimierung:
   • Klarere Definition von Deadlines
   • Einführung von Vertragsstrafen bei Verzögerungen
   • Festlegung von Abnahme- und Qualitätskriterien

Aufgabe 9: Monitoring und Kontrolle

1. Tools und Methoden:
   • Projektmanagement-Software (z.B. MS Project, Asana)
   • Gantt-Diagramme zur Zeitplanung
   • Soll-Ist-Vergleiche zur Fortschrittskontrolle
2. Soll-Ist-Vergleiche und Maßnahmen:
   • Regelmäßige Überprüfung der Projektfortschritte
   • Identifikation von Abweichungen und Ursachenanalyse
   • Anpassung des Projektplans und Ressourcenallokation
3. Statusberichte und Meetings:
   • Wöchentliche Statusberichte an alle Stakeholder
   • Monatliche Meilenstein-Meetings zur Überprüfung des Fortschritts
   • Dokumentation und Archivierung aller Berichte

Aufgabe 10: Abschlussdokumentation

1. Vorlage für Abschlussdokumentation:
   • Projektübersicht (Ziele, Umfang, Dauer, Budget)
   • Erreichte Meilensteine und Ergebnisse
   • Abweichungen und Herausforderungen
   • Risikomanagement und gelöste Probleme
   • Evaluierung der Projektleistung und Qualität
   • Feedback der Stakeholder und Lessons Learned
   • Empfehlungen für zukünftige Projekte
2. Bewertung und Dokumentation der Projektergebnisse:
   • Vergleich der geplanten und tatsächlich erreichten Ziele
   • Analyse der Budgeteinhaltung und Zeitplanerfüllung
   • Dokumentation von Abweichungen und deren Ursachen
3. Lehren und Empfehlungen:
   • Dokumentation erfolgreicher Strategien und Methoden
   • Identifikation von Verbesserungspotenzialen
   • Empfehlungen zur Vermeidung ähnlicher Probleme in zukünftigen Projekten