Priorisierung der Aufgaben
Schritte zur Priorisierung der Aufgaben
Kurs: Projektmanagment (Methoden)
1. Wichtigkeit vs. Dringlichkeit
Unterscheide zwischen Aufgaben, die wichtig und dringend sind, und solchen, die weniger wichtig oder nicht dringend sind. Eine hilfreiche Methode dafür ist die Eisenhower-Matrix.
| Dringend | Nicht dringend |
|---|---|
| Wichtig | Aufgabe 1 |
| Nicht wichtig | Aufgabe 2 |
Beispiel: Einrichtung eines neuen Computers
| Dringend | Nicht dringend |
|---|---|
| Wichtig | Installation des Betriebssystems |
| (Betriebssystem ist notwendig, um weitere Schritte zu ermöglichen.) | |
| Nicht wichtig | Arbeitsplatz vorbereiten |
| (Könnte auch später erfolgen, aber sorgt für einen ordentlichen Start.) |
Es gibt viele verschiedene Priorisierungsmethoden, die dir dabei helfen Aufgaben zu priorisieren, eine davon ist die Eisenhower-Matrix.
2. Nutzung der Eisenhower-Matrix
Die Eisenhower-Matrix hilft dir, Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit zu ordnen:
- Wichtig und dringend: Sofort erledigen.
- Wichtig, aber nicht dringend: Terminieren und planen.
- Dringend, aber nicht wichtig: Delegieren, wenn möglich.
- Weder wichtig noch dringend: Kann später erledigt oder ganz weggelassen werden.
Beispiel: Priorisierung der Schritte zur Einrichtung eines neuen Computers
| Kategorie | Aufgabe | Beschreibung |
|---|---|---|
| Wichtig und dringend | Installation des Betriebssystems | Muss zuerst erledigt werden, um den Computer funktionsfähig zu machen. |
| Wichtig, aber nicht dringend | Installation der Standardsoftware | Kann geplant und terminiert werden, sobald das Betriebssystem installiert ist. |
| Dringend, aber nicht wichtig | Arbeitsplatz vorbereiten | Sollte erledigt werden, bevor mit der Einrichtung begonnen wird, aber kann notfalls verschoben werden. |
| Weder wichtig noch dringend | Computer testen | Kann durchgeführt werden, wenn alle anderen Schritte abgeschlossen sind. |
Umsetzung der Priorisierung
1. Sofort erledigen
Beginne mit den Aufgaben, die sowohl wichtig als auch dringend sind. In unserem Beispiel ist dies die Installation des Betriebssystems.
2. Terminieren und planen
Plane die Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind. Dies sind Aufgaben wie die Installation der Standardsoftware. Du kannst diese Aufgaben in deinen Zeitplan aufnehmen und sicherstellen, dass sie rechtzeitig erledigt werden.
3. Delegieren oder verschieben
Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind, wie das Vorbereiten des Arbeitsplatzes, können gegebenenfalls delegiert oder später erledigt werden. Überlege, ob jemand anderes diese Aufgabe übernehmen kann.
4. Später erledigen
Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, wie das Testen des Computers, können am Ende durchgeführt werden, wenn alle wichtigen und dringenden Aufgaben erledigt sind.
Zusammenfassung der Priorisierung für die Einrichtung eines neuen Computers
- Installation des Betriebssystems (Wichtig und dringend)
- Installation der Standardsoftware (Wichtig, aber nicht dringend)
- Vorbereiten des Arbeitsplatzes (Dringend, aber nicht wichtig)
- Testen des Computers (Weder wichtig noch dringend)